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Comment faire parapher ou coter des documents sociaux ?

Mis à jour le 06 septembre 2022

Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre), Ministère chargé de la justice

Selon le type de société, un certain nombre de documents sociaux (procès-verbaux d'assemblées, registre des procès-verbaux) doivent obligatoirement être cotés et paraphés avant leur première utilisation.

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La cote sert à numéroter les pages de certains livres, registres ou répertoires pour éviter toute substitution. Le paraphe est une signature faite à une date certaine sur les documents sociaux par une autorité compétente.

La cote et la paraphe ont pour but d'empêcher toute falsification, c'est-à-dire tout ajout, remplacement ou suppression du document dans le registre.

 
A Savoir

Vous devez faire coter et parapher vos documents avant leur utilisation.

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Selon la forme juridique de la société, vous devez obligatoirement faire parapher et coter certains documents.

Société à responsabilité limitée (SARL)

SARL (plusieurs associés)

Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés doit obligatoirement être paraphé et coté.

 
A Savoir

Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.

EURL

Le registre des décisions prises par l'associé unique doit obligatoirement être paraphé et coté.

 
A Savoir

Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.

Société par actions simplifiée (SAS)

SAS (plusieurs associés)

Le registre des procès-verbaux des décisions prises en assemblée générale par les associés peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.

 
A Savoir

Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.

SASU (associé unique)

Le registre des décisions de l'associé unique peut être paraphé et coté, mais ce n'est pas une obligation.

 
A Savoir

Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.

Société anonyme (SA)

SA à conseil d'administration

Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.

 
A Savoir

Les registre peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux doivent être signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.

SA à directoire et conseil de surveillance

Le registre des procès-verbaux des délibérations du conseil de surveillance et le registre des procès-verbaux des délibérations prises par l'assemblée des actionnaires doivent être paraphés et cotés.

 
A Savoir

Les registres peuvent être tenus de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.

Société civile

Le registre des procès-verbaux des assemblées des associés doit être paraphé et signé

 
A Savoir

Le registre peut être tenu de manière électronique. Les procès-verbaux sont alors signés de manière électronique selon des règles spécifiques permettant de garantir l'authenticité des documents.

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Pour faire coter et parapher des documents, il faut se rendre auprès de l'une des personnes suivantes :

  • Maire ou adjoint au maire

Où s’adresser ?
Mairie
Où s’adresser ?
Greffe du tribunal de commerce
Où s’adresser ?
Tribunal judiciaire
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Tribunal de commerce et tribunal judiciaire

Faire coter et parapher un document coûte environ 3 €, auxquels s'ajoutent les frais d'envoi.

Mairie

Faire coter et parapher un document en mairie est gratuit.

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