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Protection des données personnelles

PORTALIS

Mis à jour le 12 février 2024

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Le projet PORTALIS est un projet de transformation numérique de la justice en France qui a pour objectif la dématérialisation de la procédure civile depuis la saisine de la juridiction jusqu’à la notification de la décision. PORTALIS permettra à terme à l’ensemble des juridictions agissant en matière civile de disposer d’un outil de gestion et de suivi dématérialisé des dossiers de procédure.
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Le ministère de la Justice, direction des services judiciaires (13, place Vendôme 75001 Paris) est responsable de traitement.

Le ministère de la Justice dispose d’un délégué à la protection des données personnelles (DPD) que vous pouvez contacter pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel et à l’exercice des droits dont vous disposez.

Les coordonnées du DPD sont : Ministère de la Justice, DPD, 13, place Vendôme, 75042 Paris Cedex 01 ou dpd@justice.gouv.fr.

PORTALIS a pour finalité l'enregistrement d'informations et de données à caractère personnel relatives aux procédures judiciaires pour faciliter la gestion et le suivi des dossiers de procédure devant les juridictions civiles.

À cet effet, il permet :

  • le suivi des procédures devant les conseils de prud’hommes 
  • l'édition des pièces de procédure et des décisions judiciaires
  • le contrôle des délais et l'audiencement de ces affaires 
  • la tenue du répertoire général des affaires prévu à l’article 726 du code de procédure civile
  • la tenue du registre d’audience prévu à l’article 728 du code de procédure civile 
  • l'enregistrement des dépôts des actes pour lesquels la loi ou le règlement prévoient le dépôt au conseil de prud’hommes comme formalité.

PORTALIS réalise également des statistiques. Ce traitement de données répond à une mission d’intérêt public confiée au ministère de la Justice et à ses juridictions conformément à l’article 6.1.e du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les informations suivantes sont susceptibles d’être traitées dans PORTALIS :

  • Les noms et prénom(s) ;
  • Les coordonnées postales, électroniques et téléphoniques (mobile et fixe) ;
  • Les date et lieu de naissance, la nationalité ;
  • La situation maritale (mariage, pacs, etc.) et sa situation personnelle (tutelle, curatelle, minorité, majorité, etc.) ;
  • La profession ;
  • Les noms, le(s) prénom(s) et les coordonnées de leurs éventuels représentants légaux ;
  • La situation relative au bénéfice de l’aide juridictionnelle ;
  • L’exposé des faits du litige et de sa demande à la juridiction ;
  • L’indication du consentement ou de l’absence de consentement à la communication par voie électronique ;
  • Concernant les procédures en cours : la date et le mode de saisine, la nature du contentieux, le numéro d'enrôlement, les dates d'audience, les dates et la nature des mesures d'instruction et des décisions, la nature et le détail des chefs de demandes, le cas échéant, les pièces de procédure produites au soutien des prétentions et numérisées.
  • Les noms, le(s) prénom(s), la profession et les coordonnées postales, téléphoniques et électroniques;
  • Pour les avocats, outre les données mentionnées à l’alinéa précédent : le numéro d’immatriculation à la caisse nationale des barreaux français (CNBF), le vestiaire, la toque, la structure d'exercice.

Les noms, le(s) prénom(s), la fonction ou la profession et la spécialité, le cas échéant, les coordonnées postales ou électroniques.

Toute information pouvant apparaître dans les documents produits par une partie, à l’appui d’une prétention.

Le justiciable ou son représentant peut fournir des documents au soutien de sa demande. Ces documents sont susceptibles d’être versés dans l’applicatif en version PDF.

Certaines des données à caractère personnel enregistrées ont été directement fournies par la personne concernée au responsable de traitement. Il en va par exemple des données et informations renseignées par le demandeur sur le formulaire CERFA.

D'autres données à caractère personnel traitées ont été indirectement collectées par le responsable du traitement. Il en va par exemple des données et informations mentionnées dans les pièces de procédure produites par les parties au procès au soutien de leurs prétentions dans le cadre de la procédure civile et concernant la partie adverse ou un tiers à la procédure. Il en va également des données concernant les avocats qui seront issues de la table nationale des avocats, tenue par le conseil national des barreaux.

 

Dans le cadre de la gestion et du suivi de la procédure civile, les données, dont celles présentes dans le registre des audiences et le répertoire général des affaires, sont conservées en base active (pour permettre la réalisation des finalités du traitement) pendant toute la procédure, puis pour une durée d’un an à compter de la date de clôture du dossier.

Dans le cadre de l’enregistrement des dépôts des actes, lorsqu’une telle formalité est prévue par la loi ou le règlement, les données sont conservées en base active pendant un an à compter du dépôt de l’acte.

Puis, afin de respecter la durée d’utilité administrative prévue par les circulaires de tri applicables en matière d’archives des juridictions, les données sont ensuite conservées, avec un accès restreint au seul directeur de greffe de la juridiction, pendant une durée de :

  • quatre ans s'agissant des données relatives à la gestion et au suivi de la procédure judiciaire, dont le registre des audiences
  • neuf ans s'agissant des données contenues dans le registre des dépôts des actes
  • 29 ans s'agissant des données contenues dans le répertoire général des affaires.

À l'échéance de ces durées de conservation, les données sont définitivement supprimées de PORTALIS. Elles peuvent parfois, lorsque les circulaires de tri applicables en matière d'archives des juridictions le prévoient, être versées aux archives définitives, par exemple lorsque les données présentent un intérêt historique. 

Les personnes qui peuvent directement accéder aux informations et données enregistrées dans PORTALIS sont les :

  • directeurs de greffe ;
  • chefs de service ;
  • agents de greffe fonctionnaires ou contractuels ;
  • magistrats ;
  • assistants de justice ;
  • stagiaires ministère de la justice ;
  • assistants spécialisés ;
  • auditeurs de justice ;
  • personnels de l’équipe technique du ministère de la justice.

Peuvent recevoir communication de tout ou partie de ces données les agents du ministère de la justice :

  • du service d’accueil unique du justiciable (SAUJ) ;
  • habilités à accéder à l’outil de pilotage de la performance des Services judiciaires dénommés « PHAROS » ;
  • habilités à accéder à l’outil de gestion administrative de l’activité d’une juridiction dénommé « PILOT » ;
  • du service statistique ministériel du ministère de la justice.

De même, pour les besoins de la procédure, peuvent recevoir communication de tout ou partie des données, les :

  • parties ;
  • représentants légaux des parties si elles sont mineures ou sous mesure de protection juridique ;
  • représentants en justice des parties si elles en ont désignés un (avocat, délégué syndical, conjoint etc.) ;
  • acteurs de la procédure autres que les agents du ministère de la justice mentionnés ci-dessus, tels que les experts, médiateurs, conciliateurs, huissiers. .

PORTALIS a pour finalité d’assurer le suivi des procédures, de contrôler les délais, d’assurer l’audiencement ainsi que l’édition des pièces de procédures et des décisions judiciaires de la procédure civile sur le territoire français. Aucun transfert de données hors de l’Union Européenne ne sera effectué dans le cadre du présent traitement.

Vous disposez d’un droit d’accès aux données à caractère personnel vous concernant, qui s’exerce directement auprès du greffe de la juridiction en charge de l’affaire.

Afin de garantir les procédures judiciaires et l’exécution des demandes de droit civil (article 23.1.f et j du RGPD), votre droit de rectification est limité et ne peut porter que sur les données relatives à votre identité et à vos coordonnées, si celles-ci s’avéraient inexactes ou incomplètes. Dans ce cas, vous pouvez également exercer ce droit auprès du greffe de la juridiction en charge de l’affaire.

Pour les mêmes raisons, les droits à la limitation et d’opposition ne s’appliquent pas au présent traitement.

Le droit à l’effacement ne s’applique pas non plus au présent traitement dans la mesure où celui-ci est nécessaire, d’une part, à l’exécution d’une mission d'intérêt public et relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le ministère de la justice, et d’autre part, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. Ces exclusions reposent sur l’article 17.3 du RGPD.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL dont l’adresse postale est 3, place de Fontenoy-TSA 80715- 75 042 Paris Cedex 07.

Vous pouvez être une personne concernée par le traitement de données PORTALIS, sans avoir pourtant vous-même participé à la procédure judiciaire. En effet, les parties étant libres de verser tout élément au soutien de leurs prétentions, un dossier de procédure peut mentionner des données à caractère personnel vous concernant. Il en va par exemple ainsi d’un médecin qui aurait établi un certificat médical produit à l’appui d’une requête.

Dans ce cadre, vous ne disposez d’aucun droit d’accès ou de rectification aux données.

Ces exclusions sont justifiées par la nécessité de protéger les procédures judiciaires et préserver l’exécution des demandes de droits civils (article 231.f et j du RGPD).

Pour les mêmes raisons, le droit à la limitation et le droit d’opposition ne s’appliquent pas au présent traitement.

Enfin, le droit à l’effacement ne s’applique pas non plus, dans la mesure où le traitement des données est nécessaire, d’une part, à l’exécution d’une mission d'intérêt public et relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le ministère de la justice; et d’autre part, à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. Ces exclusions reposent sur l’article 17.3 du RGPD.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés ou que ce dispositif n’est pas conforme aux règles de protection des données personnelles, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL dont l’adresse postale est 3, place de Fontenoy-TSA 80715- 75 042 Paris Cedex 07.

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