Lorsque le syndic constate qu’un appel de fonds n’a pas été réglé ou a été payé partiellement, il va d’abord envoyer une relance (lettre simple et/ou email) au copropriétaire concerné. Dans cette lettre, il doit lui être rappelé que la date de paiement des charges est dépassée. Il peut également lui indiquer qu'en l’absence de paiement, une tentative de règlement à l'amiable, puis une procédure de recouvrement devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble pourront être engagées.

Si la relance simple ne fonctionne pas, le syndic doit envoyer une mise en demeure au copropriétaire défaillant. Il s’agit de l’acte par lequel le syndic demande officiellement à un copropriétaire de régler ses charges de copropriété impayées dans un délai donné, avant d’engager une procédure judiciaire.

Cette mise en demeure est envoyée par voie électronique. Elle peut être envoyée par lettre recommandée électronique ou par tout procédé électronique sécurisé, mis en œuvre par un prestataire garantissant l’intégrité, la sécurité et la traçabilité de l’envoi.

Par exception, la mise en demeure peut être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception, lorsque le copropriétaire a demandé à la recevoir par voie postale.

Les frais de mise en demeure engagés par le syndic sont à la charge du copropriétaire défaillant.

En cas d'impayés de charges inférieur ou égal à 5 000 €,  €le syndic doit faire appel à un conciliateur de justice (démarche gratuite) ou à un médiateur (démarche payante) ou à une procédure participative (démarche payante avec recours à un avocat) pour trouver une solution.

Ce recours est obligatoire avant de faire un recours devant le juge.

Si le copropriétaire défaillant n’a pas réagi aux relances amiables dans les délais donnés ou si aucun accord amiable de remboursement de la dette n'a pu être trouvé, le syndic doit saisir le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble.

Pour recouvrer la dette d’un copropriétaire défaillant, le syndic peut engager différentes procédures en fonction du montant des charges impayées et de la situation financière de la copropriété. Le montant du litige et la stratégie des dossiers peut nécessiter l’accompagnement d’un avocat.

Le syndic peut ainsi choisir de mettre en œuvre :

• Une injonction de payer

• Une procédure classique de recouvrement, permettant d’obtenir le règlement de toutes les charges dues au jour de l’ assignation ou de l’audience de plaidoiries

• Une procédure spéciale dite accélérée au fond, permettant d’obtenir le règlement de l’ arriéré de charges et de toutes les provisions de l’exercice devenues exigibles (dont les provisions futures).

Le copropriétaire défaillant peut également être condamné à payer des dommages et intérêts s’il a causé un préjudice au syndicat des copropriétaires. Ce dommage doit être différent du simple retard. C’est le cas, par exemple, de l’impossibilité de réaliser des travaux nécessaires ou d’un déficit de trésorerie persistant.

Toute créance du syndicat des copropriétaires à l'encontre du copropriétaire défaillant est garantie par une hypothèque légale qui permet à la copropriété de bénéficier d’un droit de préférence (être payé en priorité) en cas de vente amiable ou de saisie immobilière du lot de copropriété.

Le syndic peut faire inscrire cette hypothèque au profit du syndicat sans autorisation préalable de l'assemblée générale des copropriétaires. L'inscription est faite lorsque le copropriétaire défaillant n'a pas réglé ses charges après la mise en demeure. Le syndic peut également en accepter la mainlevée et, si la dette est entièrement payée, en demander l'annulation.

En outre, le syndicat des copropriétaires a une hypothèque légale spéciale sur le lot du copropriétaire débiteur. Cette garantie permet au syndicat d’assurer le paiement de sa créance, notamment en cas de vente du lot.

Enfin, lorsque le copropriétaire débiteur vend son lot, le syndic peut former une opposition sur le prix de vente entre les mains du notaire. Cette opposition permet de bloquer tout ou partie du prix de vente afin d’obtenir le règlement des sommes dues au syndicat avant que le vendeur ne perçoive le solde.

Le syndic peut également recourir à une mesure de saisie conservatoire pour saisir les meubles du copropriétaire défaillant.